Política de privacidad

1. Alcance y responsabilidades

Esta política aplica al sitio web, la aplicación web progresiva, los portales y las integraciones de CloudDent 360. Advanced Technology Group administra la plataforma. Cada clínica es responsable de las decisiones sobre los expedientes y demás datos de sus pacientes que incorpora a CloudDent, y debe contar con las autorizaciones y bases legales correspondientes. CloudDent trata esos datos siguiendo las instrucciones de la clínica y para prestar el servicio contratado.

2. Información que tratamos

Según las funciones utilizadas, podemos tratar las siguientes categorías:

• Cuenta y organización: nombre, correo, teléfono, rol, clínica, sedes y preferencias.
• Operación clínica: datos de pacientes, citas, expedientes, odontogramas, tratamientos, documentos, consentimientos y comunicaciones incorporadas por la clínica.
• Facturación y administración: planes, presupuestos, pagos, inventario y registros administrativos.
• Uso y seguridad: dirección IP, navegador, dispositivo, fecha y hora, sesiones, registros de auditoría, fallos y acciones realizadas.
• Integraciones: identificadores, configuraciones y datos mínimos necesarios para ejecutar servicios solicitados, incluido Google Calendar.

No recopilamos deliberadamente datos que no sean necesarios para las funciones habilitadas. Las clínicas deben limitar la información que registran a aquella necesaria para brindar atención y administrar su operación.

3. Cómo utilizamos la información

Utilizamos la información para:

• prestar las funciones de agenda, expedientes, tratamientos, facturación, comunicación y seguimiento;
• autenticar usuarios y aplicar permisos por clínica, sede y rol;
• sincronizar servicios externos habilitados voluntariamente por el usuario;
• prevenir abuso, investigar incidentes y mantener la continuidad y seguridad del servicio;
• brindar soporte, atender solicitudes y comunicar cambios operativos o legales; y
• analizar el funcionamiento de la plataforma mediante información agregada o desidentificada cuando resulte apropiado.

No vendemos información personal ni la utilizamos para publicidad dirigida, evaluación crediticia o comercialización por corredores de datos.

4. Google Calendar y datos de Google

La conexión con Google Calendar es opcional y se inicia únicamente cuando un usuario autorizado selecciona “Conectar con Google”. CloudDent solicita los permisos mínimos necesarios para identificar la cuenta, consultar los calendarios disponibles y sincronizar eventos de citas.

Datos a los que podemos acceder

• identificador y correo de la cuenta de Google conectada;
• lista, nombres e identificadores de los calendarios disponibles;
• eventos creados o administrados por la integración, incluidos sus identificadores, estado, fecha, hora y datos de sincronización;
• intervalos ocupados de los calendarios seleccionados (fecha y hora de inicio y fin), que CloudDent importa para evitar citas superpuestas; y
• notificaciones técnicas de cambios necesarias para mantener la sincronización cuando esa función esté habilitada.

Uso de esos datos

Los datos de Google se utilizan exclusivamente para permitir al usuario seleccionar un calendario y crear, actualizar, cancelar o conciliar en Google Calendar las citas que administra en CloudDent. CloudDent utiliza títulos genéricos configurables y procura evitar incluir información clínica o el nombre del paciente en el calendario externo.

Almacenamiento y control

Conservamos tokens OAuth cifrados y referencias técnicas de los eventos para mantener la conexión. No almacenamos la contraseña de Google. El usuario puede desconectar la integración desde CloudDent o revocar el acceso desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google.

Uso limitado

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustarán a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. El uso de la información recibida mediante los permisos de Google Workspace cumplirá con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. Los datos obtenidos mediante las API de Google Workspace no se utilizan para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático, ni para publicidad, venta de datos o creación de perfiles publicitarios. También aplicamos la Política de Datos de Usuario y de Desarrolladores de las API de Google Workspace.

Google Calendar e inteligencia artificial

CloudDent no utiliza datos de Google Workspace para desarrollar, entrenar, hacer fine-tuning, evaluar o mejorar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático.

• El contenido original de los eventos de Google Calendar (títulos, descripciones, asistentes y demás detalles) no se transfiere a OpenAI.
• CloudDent importa los intervalos ocupados de los calendarios seleccionados para impedir citas superpuestas, y nuestro sistema puede calcular los horarios disponibles después de excluir esos intervalos.
• Únicamente el resultado derivado de disponibilidad (por ejemplo, las horas disponibles) puede procesarse mediante la API de OpenAI, y solo cuando el usuario solicita expresamente ayuda de agenda al asistente de CloudDent. Como esa disponibilidad se calcula a partir de bloques ocupados importados, no afirmamos que exista un aislamiento total entre Google Calendar y las funciones de inteligencia artificial.
• Este procesamiento se limita a proporcionar la función visible que el usuario solicitó.
• Estos datos no se usan para entrenamiento de modelos, publicidad, perfiles ni otros propósitos secundarios, y no se utilizan para retroalimentación (feedback), fine-tuning ni programas voluntarios de intercambio de datos.

Más información en la Política de Datos de Usuario y de Desarrolladores de las API de Google Workspace.

5. Divulgación y proveedores

Podemos compartir información solamente en las siguientes circunstancias:

• con proveedores de infraestructura, almacenamiento, comunicaciones, seguridad y soporte que actúan bajo obligaciones de confidencialidad y únicamente para prestar el servicio;
• con Google cuando el usuario habilita la integración y solicita operaciones de Calendar;
• con integrantes autorizados de la misma clínica, conforme a sus roles y permisos;
• cuando sea necesario para cumplir una obligación legal válida, proteger derechos o investigar fraude y amenazas de seguridad; o
• en una reorganización empresarial, sujeta a protección equivalente y aviso cuando corresponda.

No transferimos datos de Google a terceros para fines distintos de proporcionar o proteger las funciones solicitadas por el usuario.

Proveedor de inteligencia artificial

• Proveedor: OpenAI.
• Servicio: OpenAI API Platform.
• Conexión: directa. CloudDent no utiliza agregadores, gateways ni intermediarios de modelos.
• Propósito: procesar las solicitudes que el usuario realiza expresamente al asistente de CloudDent.
• Entrenamiento: según la documentación de OpenAI, los datos enviados mediante su API no se utilizan por defecto para entrenar o mejorar sus modelos, salvo que el cliente decida habilitar el intercambio de datos. CloudDent no habilita voluntariamente ese intercambio para datos de Google. OpenAI puede conservar registros durante un periodo limitado según sus propias políticas, por ejemplo para monitoreo de abuso.

Consulta los controles de datos de la API de OpenAI y la información de privacidad de datos empresariales de OpenAI.

6. Seguridad

Aplicamos controles técnicos y organizativos proporcionales al riesgo, incluidos cifrado durante la transmisión, cifrado de credenciales y tokens sensibles almacenados, controles de acceso por rol y clínica, registros de auditoría, copias de respaldo, gestión de vulnerabilidades y medidas de disponibilidad. Ningún sistema es infalible; por ello revisamos y fortalecemos continuamente estas medidas.

7. Retención y eliminación

Conservamos la información mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, resolver disputas y proteger la plataforma. Los plazos pueden variar según la naturaleza del dato y las obligaciones de conservación de la clínica.

Al desconectar Google Calendar, CloudDent deja de utilizar el token y elimina o invalida las credenciales de conexión de acuerdo con nuestros procesos técnicos. Algunas referencias de auditoría o sincronización pueden conservarse por un periodo limitado para seguridad y trazabilidad, sin utilizarse para nuevas operaciones en Google. Desconectar CloudDent no elimina automáticamente eventos ya creados en el calendario del usuario; estos pueden eliminarse directamente desde Google Calendar.

El titular o la clínica puede solicitar acceso, corrección, exportación o eliminación mediante los canales de contacto indicados abajo. Evaluaremos la solicitud según la identidad, el rol, los derechos de otras personas y las obligaciones legales aplicables.

8. Derechos y opciones

Los usuarios pueden actualizar parte de su información desde CloudDent, gestionar permisos internos, desconectar integraciones y solicitar asistencia respecto de sus datos. Los pacientes deben dirigir primero sus solicitudes a la clínica que administra su expediente; colaboraremos con la clínica para atenderlas.

Si se procesan datos fuera del país donde se recopilaron, aplicaremos medidas contractuales y técnicas razonables para mantener un nivel de protección adecuado.

9. Menores de edad

CloudDent es una herramienta profesional para clínicas y no se dirige directamente a menores. Cuando una clínica registra información de un paciente menor, corresponde a la clínica obtener el consentimiento de su representante y aplicar las salvaguardas exigidas por la ley y la práctica clínica.

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o funcionales. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección e indicaremos la fecha de actualización. Cuando un cambio sea material, proporcionaremos un aviso adicional razonable.

11. Contacto

Para consultas de privacidad o solicitudes relacionadas con datos, contacta a Advanced Technology Group, responsable de CloudDent 360, mediante el formulario de contacto o por WhatsApp al +504 9762-0192. Indica “Privacidad CloudDent” y la clínica relacionada para que podamos dirigir correctamente la solicitud.